Der erste Jahresabschluss: was Gründerinnen und Gründer wissen sollten

Der erste Jahresabschluss beginnt mit der Einrichtung Ihrer Buchhaltung. Wer Abschlussstichtag, Belegablage und Zuständigkeiten früh festlegt, erspart sich spätere Rückfragen. Dieser Überblick zeigt, welche Entscheidungen im Gründungsjahr anstehen und welche Unterlagen Sie laufend sammeln sollten.

Kurzjahr oder Langjahr: Was bedeutet das?

Ein Geschäftsjahr umfasst in der Regel 12 Monate. Im ersten Jahr nach der Gründung kann ein verkürztes Geschäftsjahr, auch Rumpfjahr genannt, oder ein verlängertes erstes Geschäftsjahr infrage kommen. Welche Dauer zulässig ist, hängt insbesondere von den steuerlichen Vorgaben ab.

Ein Beispiel: Bei einer Gründung am 1. Juli und einem Abschlussstichtag am 31. Dezember ergibt sich ein erstes Geschäftsjahr von 6 Monaten. Ein Abschluss erst am Ende des folgenden Kalenderjahres würde dagegen 18 Monate umfassen. Ob diese längere Variante für Ihren Betrieb zulässig und sinnvoll ist, muss vorab geklärt werden.

Den Abschlussstichtag bewusst wählen

Das Geschäftsjahr muss nicht zwingend dem Kalenderjahr entsprechen. Ein saisonaler Betrieb kann einen anderen Abschlussstichtag prüfen, damit die Zahlen eine vollständige Saison abbilden. Die Wahl sollte zur Organisation und zu den steuerlichen Rahmenbedingungen passen.

Ein Langjahr ist kein automatischer Steuervorteil. Besprechen Sie die erwarteten Aufwendungen und Erträge, die Rechtsform und den zulässigen Zeitraum mit Ihrem Treuhänder. Auch während eines längeren ersten Geschäftsjahres brauchen Sie laufende Zahlen für Ihre Liquiditätsplanung.

Diese Unterlagen brauchen Sie für den ersten Abschluss

• Bank- und Kreditkartenunterlagen: Vollständige Auszüge aller Geschäftskonten und Belege zu den Bewegungen.
• Rechnungen und Quittungen: Einnahmen, Ausgaben und noch offene Rechnungen am Abschlussstichtag.
• Gründungs- und Finanzierungsunterlagen: Gründungsbelege, Kapitaleinzahlungen, Darlehen und Verträge.
• Anlagevermögen und Vorräte: Angaben zu Anschaffungen, vorhandenen Beständen und ihrer Nutzung.
• Löhne und Versicherungen: Falls Sie Personal beschäftigen, die Lohnabrechnungen und Unterlagen der Sozialversicherungen.
• Abgrenzungen: Hinweise auf Leistungen, die wirtschaftlich ins alte Geschäftsjahr gehören, aber erst später bezahlt oder verrechnet werden.

MWST und Löhne separat im Blick behalten

Ein längeres erstes Geschäftsjahr verschiebt nicht automatisch Ihre übrigen Abrechnungspflichten. Führen Sie die Termine für MWST, Löhne und Sozialversicherungen getrennt vom Abschlusskalender.

Bei der Aufnahme einer unternehmerischen Tätigkeit ist für die obligatorische Steuerpflicht grundsätzlich zu prüfen, ob die massgebende Umsatzgrenze nach den Umständen innerhalb der folgenden 12 Monate erreicht wird. Die Beurteilung richtet sich somit nicht allein nach den Einnahmen eines kurzen Rumpfjahres. Die ESTV erläutert die Voraussetzungen und Ausnahmen in ihrer Information zur Steuerpflicht.

So bleibt der Abschluss überschaubar

Vereinbaren Sie, wie häufig Belege geliefert, Konten abgestimmt und offene Fragen besprochen werden. Private Ausgaben, fehlende Rechnungen oder unklare Darlehen lassen sich kurz nach dem Vorgang leichter klären als viele Monate später.

Sie liefern die vereinbarten Unterlagen, Ihr Treuhänder nennt fehlende Angaben und Sie klären gemeinsam die offenen Punkte vor dem Abschluss. So wird aus dem ersten Jahresabschluss eine brauchbare Grundlage für das nächste Geschäftsjahr.