Buchführungspflicht in der Schweiz: ab wann Sie doppelt Buch führen müssen

Kaum eine Frage kommt bei Einzelfirmen so regelmässig wie diese: Reicht meine einfache Aufstellung noch, oder muss ich jetzt richtig Buch führen? Die Antwort steht in einem einzigen Gesetzesartikel, und sie hängt an einer Zahl. Nur ist es nicht die Zahl, die die meisten im Kopf haben.

Massgebend ist Artikel 957 des Obligationenrechts. Er teilt alle Unternehmen in zwei Gruppen, und die Grenze liegt bei einem Umsatzerlös von CHF 500'000 im letzten Geschäftsjahr.

Zwei Stufen, eine Schwelle

Das Gesetz kennt keine Zwischenstufen. Entweder Sie führen eine vollständige Buchhaltung mit Jahresrechnung, oder Sie halten nur Einnahmen, Ausgaben und die Vermögenslage fest.

• Unter CHF 500'000 Umsatzerlös: Einzelfirmen und Personengesellschaften müssen lediglich über Einnahmen, Ausgaben und die Vermögenslage Buch führen. Das ist die sogenannte Milchbüechlirechnung. Keine doppelte Buchhaltung, keine Bilanz, kein Anhang.
• Ab CHF 500'000 Umsatzerlös: Es gelten dieselben Regeln wie für eine AG. Doppelte Buchführung, Jahresrechnung mit Bilanz, Erfolgsrechnung und Anhang.

Personengesellschaften sind dabei ausdrücklich mitgemeint, also Kollektiv- und Kommanditgesellschaften. Wer zu zweit eine Kollektivgesellschaft führt, unterliegt derselben Schwelle wie eine Einzelfirma.

Juristische Personen stehen ausserhalb dieser Rechnung. Eine GmbH oder AG führt vom ersten Tag an eine vollständige Buchhaltung, auch im Gründungsjahr und auch bei null Umsatz. Für sie gibt es keine Schwelle, unter die man rutschen könnte.

Warum der Wechsel so oft überrascht

Im Gesetzestext steht eine Formulierung, die leicht überlesen wird: Umsatzerlös «im letzten Geschäftsjahr». Die Pflicht richtet sich also nach dem abgelaufenen Jahr, nicht nach dem laufenden.

Praktisch heisst das: Wenn Sie 2026 erstmals CHF 520'000 umsetzen, führen Sie 2026 noch die einfache Aufstellung. Ab 2027 gilt die volle Pflicht. Das klingt nach einer Schonfrist und ist in der Praxis eine Falle, weil der Entscheid zu einem Zeitpunkt fällt, an dem das gute Jahr längst vorbei ist und niemand mehr daran denkt.

Dazu kommt, dass ein einzelnes starkes Jahr genügt. Ein grosser Auftrag, ein Projekt, das zufällig in dasselbe Geschäftsjahr fällt: Die Schwelle fragt nicht, ob das die Regel oder die Ausnahme war.

Was die Milchbüechlirechnung verlangt

Der Begriff klingt nach Serviette und Kugelschreiber, die Anforderungen sind es nicht. Drei Dinge müssen nachvollziehbar dokumentiert sein.

• Die Einnahmen, vollständig und mit Beleg.
• Die Ausgaben, ebenso.
• Die Vermögenslage, also was dem Betrieb gehört und was er schuldet.

Auch hier gelten die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung sinngemäss. Das bedeutet: vollständig, wahrheitsgetreu, systematisch erfasst, mit Belegen und nachvollziehbar. Eine Excel-Tabelle erfüllt das, ein Schuhkarton nicht.

Wovon die einfache Stufe Sie nicht befreit: von der Steuererklärung, von der Aufbewahrungspflicht, von der Mehrwertsteuerabrechnung, falls Sie pflichtig sind, und von den Sozialversicherungsabrechnungen, falls Sie Personal haben.

Was ab der Schwelle dazukommt

Ab CHF 500'000 verlangt das Gesetz eine Jahresrechnung. Sie besteht aus drei Teilen.

• Die Bilanz zeigt Vermögen und Schulden auf den Stichtag.
• Die Erfolgsrechnung zeigt Aufwand und Ertrag des Geschäftsjahres.
• Der Anhang erläutert, was aus den Zahlen allein nicht hervorgeht, etwa angewandte Bewertungsgrundsätze oder Eventualverbindlichkeiten.

Dahinter steckt mehr als drei zusätzliche Dokumente. Doppelte Buchführung heisst, dass jeder Geschäftsfall auf zwei Konten erfasst wird, dass es einen Kontenplan braucht, dass Abgrenzungen über den Jahreswechsel korrekt gebucht werden und dass Debitoren und Kreditoren geführt werden. Wer im Dezember feststellt, dass die Pflicht seit Januar besteht, arbeitet ein ganzes Jahr nach.

CHF 100'000 oder CHF 500'000? Die Zahlen werden oft verwechselt

In Gesprächen taucht regelmässig die Zahl 100'000 auf, wenn eigentlich die Buchführungspflicht gemeint ist. Das ist nachvollziehbar, denn im Schweizer Recht stehen tatsächlich drei Schwellen nebeneinander, und zwei davon lauten gleich.

• CHF 100'000 Umsatzerlös: Ab hier muss sich eine Einzelfirma ins Handelsregister eintragen lassen. Das ist eine Registrierungspflicht und sagt über die Buchhaltung nichts aus.
• CHF 100'000 Umsatz: Ab hier beginnt die Mehrwertsteuerpflicht, unabhängig von der Rechtsform. Auch das ist eine eigene Frage.
• CHF 500'000 Umsatzerlös: Erst hier greift die volle Buchführungs- und Rechnungslegungspflicht.

Eine Einzelfirma mit CHF 200'000 Umsatz ist also im Handelsregister eingetragen, mehrwertsteuerpflichtig und trotzdem nur zur einfachen Aufstellung verpflichtet. Drei Pflichten, drei Antworten, und sie hängen nicht zusammen.

Vereine und Stiftungen

Für sie gilt eine eigene Regel. Vereine und Stiftungen, die sich nicht ins Handelsregister eintragen lassen müssen, kommen mit der einfachen Aufstellung aus. Dasselbe gilt für Stiftungen, die von der Pflicht zur Bezeichnung einer Revisionsstelle befreit sind. Sobald ein Verein ein nach kaufmännischer Art geführtes Gewerbe betreibt und sich eintragen lassen muss, gilt die volle Pflicht.

10 Jahre aufbewahren, auf beiden Stufen

Die Aufbewahrungspflicht kennt keine Schwelle. Geschäftsbücher, Buchungsbelege und der Geschäftsbericht müssen 10 Jahre verfügbar bleiben, gerechnet ab dem Ende des Geschäftsjahres. Das gilt für die Milchbüechlirechnung genauso wie für die vollständige Buchhaltung.

Elektronisch ist erlaubt, sofern die Belege jederzeit lesbar gemacht werden können und nicht unbemerkt veränderbar sind. In der Praxis scheitert das selten an der Technik und oft daran, dass nach einem Softwarewechsel niemand mehr an die alten Daten kommt.

Was Sie jetzt tun können

Wenn Ihr Umsatz sich der halben Million nähert, lohnt sich ein Blick auf das laufende Jahr statt auf das vergangene. Die Umstellung auf eine doppelte Buchhaltung ist kein Kraftakt, solange sie geplant ist: Kontenplan aufsetzen, Eröffnungsbilanz erstellen, Software einrichten. Rückwirkend ist dieselbe Arbeit ein Vielfaches.

Und wenn Sie unsicher sind, auf welcher Stufe Sie stehen: Der Umsatzerlös des letzten abgeschlossenen Geschäftsjahres beantwortet die Frage in einer Minute. Alles Weitere, von der Eröffnungsbilanz bis zur ersten Jahresrechnung, übernehmen wir gerne.