Cloud-Buchhaltung: Vorteile und Grenzen für KMU

SaaS steht für «Software as a Service»: Sie nutzen eine Software über das Internet und bezahlen in der Regel ein Abonnement. Bei der Buchhaltung liegt der Vorteil vor allem in der Zusammenarbeit. Sie und Ihr Treuhänder können auf denselben Datenbestand zugreifen, ohne laufend Dateien auszutauschen.

Ein gemeinsamer Stand für Unternehmen und Treuhänder

In einer gemeinsamen Buchhaltungsumgebung lassen sich Rechnungen, Belege und Buchungen leichter zuordnen. Eine Rückfrage kann sich auf denselben Vorgang beziehen, den beide Seiten sehen. Voraussetzung sind passende Zugriffsrechte und die Vereinbarung, wer welche Aufgaben übernimmt.

Bei Onaccounting nutzen wir dafür bexio als Plattform. Wie viele Arbeitsschritte Sie selbst erledigen und was wir übernehmen, legen wir anhand Ihres Betriebs fest. Die Software stellt die Arbeitsumgebung bereit; die fachliche Prüfung bleibt eine eigene Aufgabe.

Belege laufend verarbeiten

Der grösste praktische Nutzen entsteht, wenn Unterlagen regelmässig ankommen. Eine fotografierte Quittung hilft nur dann, wenn sie vollständig lesbar und dem richtigen Geschäftsvorgang zugeordnet ist. Fehlende Angaben sollten rasch ergänzt werden.

• Sie reichen Rechnungen und Quittungen über den vereinbarten Weg ein.
• Die zuständige Person kontrolliert die Angaben und ordnet den Beleg zu.
• Bankbewegungen und offene Rechnungen werden abgestimmt.
• Unklare Vorgänge gehen als konkrete Rückfrage an die zuständige Person zurück.

Aktuelle Daten brauchen eine fachliche Einordnung

Eine Buchhaltungsansicht zeigt den vorhandenen Datenbestand. Fehlen Belege oder Abgrenzungen, ist das angezeigte Ergebnis noch keine verlässliche Aussage über den endgültigen Gewinn. Fragen Sie deshalb bei Auswertungen auch nach dem Bearbeitungsstand.

Automatisierung kann wiederkehrende Schritte erleichtern. Welche Funktionen verfügbar sind, hängt von der gewählten Software, dem Paket und den angebundenen Diensten ab. Buchungsvorschläge und automatische Zuordnungen brauchen weiterhin angemessene Kontrollen.

Sicherheit, Zugriffe und Datenexport prüfen

Cloud-Software ist nicht allein deshalb sicher oder rechtskonform, weil sie online betrieben wird. Prüfen Sie die Informationen des Anbieters und legen Sie den Umgang mit Zugängen im Unternehmen fest.

• Welche Mitarbeitenden und externen Personen brauchen Zugriff, und auf welche Bereiche?
• Wie werden zusätzliche Anmeldefaktoren, Vertretungen und ausgeschiedene Mitarbeitende berücksichtigt?
• Was sichert der Anbieter, und wie lassen sich Daten bei einem Ausfall wiederherstellen?
• Welche Buchhaltungsdaten und Belege können Sie vollständig exportieren?
• Wie bleiben Ihre Unterlagen bei einem Softwarewechsel verfügbar und nachvollziehbar?

Für wen lohnt sich die Umstellung?

Eine gemeinsame Cloud-Lösung ist besonders hilfreich, wenn Belege bisher über mehrere Kanäle eintreffen oder häufig unterschiedliche Dateistände kursieren. Weniger hilfreich ist ein Wechsel, wenn die Zuständigkeiten weiterhin unklar bleiben.

Notieren Sie vor der Auswahl Ihre wichtigsten Abläufe: Rechnungen stellen, Belege liefern, Zahlungen freigeben und Auswertungen besprechen. Testen Sie diese anhand einiger typischer Geschäftsfälle. Danach lässt sich beurteilen, ob die Software und die Zusammenarbeit zu Ihrem Betrieb passen.